Pengelolaan kearsipan terus mengalami evolusi dari waktu ke waktu. Di zaman dahulu, arsip yang dikelola hanya berupa dokumen fisik saja. Namun, saat ini, hal tersebut sudah sedikit berubah dengan kehadiran arsip digital. Perubahan ini tentu saja mempengaruhi juga bagaimana arsip tersebut dikelola.
Dalam mengelola arsip digital, diperlukan sebuah aplikasi khusus untuk dapat memanajemen dokumen-dokumen digital yang diarsipkan. Lewat penggunaan aplikasi, arsip digital dapat lebih mudah untuk disimpan, dipelihara dan dikelola. Hal ini tentu saja sangat membantu pekerjaan para arsiparis di berbagai lembaga.
Namun, beberapa aplikasi manajemen arsip memerlukan biaya yang cukup mahal untuk perawatannya. Hal ini tentu menjadi masalah bagi lembaga yang tidak memiliki alokasi anggaran yang cukup. Sehingga perlu adanya sebuah solusi alternatif untuk mengatasinya. Maka dari itu, untuk menekan biaya, lembaga dapat menggunakan aplikasi open source sebagai solusinya.
Aplikasi Manajemen Arsip Open Source: Omeka
Omeka adalah satu diantara sekian banyak aplikasi manajemen arsip di dunia. Aplikasi ini sifatnya open source dan free–artinya siapapun dapat menginstal dan memanfaatkannya secara gratis. Walaupun gratis, kualitas dari Omeka tidak kalah dari aplikasi serupa yang berbayar. Hal ini tentu saja dapat membantu lembaga dalam menekan anggaran yang mesti dikeluarkan.
Sekilas tentang Omeka
 |
Gambar 1. Aplikasi Omeka (Sumber: https://donyprisma.wordpress.com/) |
Omeka adalah aplikasi publikasi dokumen digital yang dikembangkan oleh Center for History and New Media. Aplikasi ini memiliki banyak fitur yang dapat dimanfaatkan dalam kegiatan pengelolaan arsip digital. Tersedia dalam versi offline yang dapat di unduh di www.omeka.org dan versi online yang diinstal di website www.omeka.net dengan kapasitas server sebesar 64 MB.
Omeka dibangun dengan sistem operasi seperti linux dan Apache sebagai web server. Untuk databasenya dibangun dengan MySQL dan pemrogramannya menggunakan PHP. Dalam penginstalan aplikasi Omeka, Sistem operasi linux lebih direkomendasikan, akan tetapi Omeka juga dapat berjalan optimal di Windows.
Fitur Aplikasi Omeka
Sebagai sebuah aplikasi manajemen arsip, omeka dilengkapi dengan banyak fitur pendukung dan kelebihan. Berikut adalah beberapa contoh fiturnya:
[1] Dapat Mengeola Berbagai Tipe Jenis Berkas
 |
Gambar 2. Item Types Omeka (Sumber: youtube.com/ Sefri Doni) |
Aplikasi omeka mampu mengelola berbagai jenis berkas. Tidak hanya berbentuk narasi atau teks, tapi juga dapat mengelola gambar, audio, dan video. Selain itu, aplikasi omeka memberikan pengguna akses untuk dapat melakukan perubahan terhadap metadata berkas yang telah diunggah. Sehingga jika terjadi kesalahan atau perubahan, pengguna dapat merubah data tanpa harus upload ulang.
[2] Publikasi Pameran
Gambar 3. Hasil Situs Koleksi (Sumber: youtube.com/ Belajar di Perpustakaan)
Melakukan pameran arsip merupakan salah satu cara lembaga dalam melakukan promosi dan menjaga eksistensi lembaga tersebut. Dengan menggunakan aplikasi Omeka, lembaga dapat melakukan pameran arsip secara online. Hal ini cukup efisien dan praktis karena pengunjung tidak perlu datang secara langsung untuk melihat koleksi arsip. Pengguna dapat membuat halaman website berisi koleksi-koleksi arsip dan dapat diakses secara bebas oleh pengunjung. Berikut adalah video Youtube tutorial pembuatan situs koleksi pada aplikasi Omeka.
[3] Custom Tampilan Halaman Website
Gambar 4. Dashboard Omeka (Sumber: https://info.omeka.net/)
Desain Website dalam aplikasi Omeka dapat disesuaikan berdasarkan kebutuhan. Pengguna dapat memodifikasi halaman website interface yang telah dibuat dengan menambahkan logo lembaga, tagline dan bahkan terdapat beberapa pilihan tema yang dapat digunakan. Ini dapat dimanfaatkan untuk membuat website yang terintegrasi oleh sistem informasi arsip dengan tampilan yang menarik.
[4] Migrasi Data
Gambar 5. Input Data (Sumber: youtube.com/ Pandu Setiawan)
Salah satu fitur yang sangat membantu dalam pengelolaan arsip digital adalah kemudahan dalam migrasi data. Aplikasi Omeka sudah menyediakan fitur yang dapat memudahkan pengguna dalam melakukan migrasi data. Pengguna dapat menggunakan OAI-PMH harvester plugin, Dropbox plugin for files, API, CSV, dan Zotero importer plugins. Dengan adanya fitur tersebut pengguna tidak perlu repot untuk memindahkan file satu per satu.
Kelebihan dan Kekurangan Omeka
Sebagai perangkat lunak Omeka pastinya memiliki kelebihan dan kekurangan ketika pengguna memanfaatkannya. Kelebihan dari Omeka yaitu instalasi dan setup yang tidak memerlukan waktu lama; gratis serta bersifat open source sehingga fleksibel untuk dikembangkan lebih lanjut. Namun, kekurangan dari aplikasi ini yang paling terasa adalah kurangnya dukungan bahasa Indonesia dan design theme yang variasinya masih sedikit.
Kesimpulan
Itu dia penjelasan tentang aplikasi Omeka. Aplikasi ini mungkin dapat menjadi solusi atau alternatif bagi arsiparis dalam mengelola arsip digital. Selain gratis, aplikasi ini bersifat open source, jadi masih bisa dikembangkan walaupun sudah memiliki fitur pengelolaan arsip di dalamnya. Jika tertarik untuk mempelajari aplikasi Omeka lebih jauh, kamu dapat mengunjungi web resmi omeka https://omeka.org/
Referensi
Center For History and New Media. “Omeka: An open-source, free toolkit for exhibiting collections online”. Diakses melalui www.Omeka.org pada tanggal 16 Agustus 2024 Pukul 09.12 WIB.
Fitri, M. O. (2020). Rancangan perpustakaan digital berbasis web Fakultas Sains dan Teknologi UIN Imam Bonjol Padang dengan menggunakan omeka. Teknosains: Media Informasi Sains dan Teknologi, 14(2), 128-136.
Hakim, H. A. B. (2016). Omeka: Aplikasi pengelola arsip digital dalam berbagai format. Khazanah: Jurnal Pengembangan Kearsipan, 9(1), 23-35.
Hakim, H. A. B. Manajemen informasi digital berbasis omeka.
Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi. Khizanah al-Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 4(2), 168-178.
Penulis: Arsyi Laurint
Editor: Maulana Hasan