Dewasa ini, telah terjadi pergeseran layanan di perpustakaan ke arah digital. Pergeseran tersebut membawa banyak perubahan di perpustakaan salah satunya adalah metode penyimpanan koleksi, penyediaan akses, dan jenis koleksi yang dihimpun.
Perpustakaan berbasis digital menyimpan berbagai koleksi dan dokumen dalam format elektronik. Selain itu, layanan perpustakaan digital membuat pengguna bisa mengakses koleksi tanpa harus dapat secara fisik ke perpustakaan. Pengguna diberi kemudahan untuk dapat memanfaatkan koleksi tanpa terbatas waktu dan lokasi.
Namun, di balik kemajuan dan kemudahan tersebut, terdapat ancaman besar yang mengintai dari dunia cyber. Perpustakaan berbasis digital dapat menjadi mangsa para Cyber Attacker (peretas–mencuri data atau menghancurkan sistem). Maka dari itu, stakeholder mesti memaksimalkan sistem keamanan dan perlindungan privasi pada data digital di perpustakaan (koleksi dan pengguna).
Mengapa Menjaga Keamanan Dokumen Digital Itu Penting?
Dokumentasi digital mencakup pencatatan dan pengelolaan informasi dalam format elektronik, seperti katalog online, basis data jurnal, serta rekam jejak penggunaan layanan perpustakaan. Serta masih banyak data lain yang jauh lebih sensitif dan penting yang mesti dijaga misalnya data pemustaka. Jika data-data tersebut sampai bocor ke publik, maka kepercayaan terhadap perpustakaan akan jatuh.
Maka dari itu, dibutuhkan perlindungan yang memadai untuk melindungi sistem dan data di dalamnya. Perlindungan tersebut mesti mampu untuk menghalau berbagai serangan siber, peretasan, dan malware. Berikut beberapa langkah yang bisa diterapkan untuk melindungi dokumen digital di perpustakaan:
Strategi Perlindungan Dokumen Digital di Perpustakaan
[1] Enkripsi Data
Salah satu cara terbaik melindungi dokumen digital adalah enkripsi. Dengan mengenkripsi data, data hanya dapat diakses oleh pihak sah saja. Ini penting terutama untuk dokumen yang bersifat rahasia atau sensitif. Masih bingung cara enkripsi file di Microsoft Word? boleh nih nonton video berikut ini.
[2] Sistem Otentikasi yang Kuat
Menggunakan sistem otentikasi berlapis seperti otentikasi multi-faktor (MFA). Otentikasi ini bertujuan untuk memastikan hanya pengguna yang berwenang yang memiliki akses terhadap sistem dan data di perpustakaan.
[3] Rutin Mencadangkan Data
Membuat sistem cadangan otomasi juga merupakan hal yang bisa dipakai loh. Dengan adanya pencadangan otomatis, jika terjadi serangan siber atau gangguan teknis, dokumen penting tetap bisa dipulihkan.
[4] Pembatasan Akses
Tidak semua dokumen dapat diakses oleh sembarang orang. Terapkan kebijakan akses berbasis peran seperti Role-Based Access Control (RBAC). Dengan kebijakan tersebut, hanya segelintir orang saja yang dapat mengakses data sensitif.
[5] Edukasi Kesadaran Keamanan
Setiap staf perpustakaan (pustakawan dan kepala perpustakaan) harus menerima edukasi tentang keamanan siber. Edukasi sederhana seperti cara mengenali email phising dan pentingnya penggunaan kata sandi yang kuat adalah hal mendasar yang mesti diketahui.
Setelah staf memperoleh edukasi, langkah selanjutnya adalah untuk mengedukasi pemustaka. Metode dan strategi edukasi dapat beragam menyesuaikan dengan situasi dan kondisi perpustakaan.
[6] Penggunaan Software Legal dan Terupdate
Walaupun software bajakan menawarkan akses gratis, tapi resikonya sangat tidak sepadan. Besar kemungkinan aplikasi telah dipasangai malware. Bisa jadi di kemudian hari malware tersebut manjadi celah keamanan.
Selain itu, pastikan semua perangkat lunak selalu terupdate. Aplikasi yang sudah lama tidak diperbaharui dapat menjadi celah lainnya bagi peretas untuk masuk. Oleh karena itu, lakukanlah pembaharuan secara rutin.
[7] Regulasi Privasi
Pastikan perpustakaan mengikuti regulasi terkait perlindungan data, seperti Perlindungan Data Umum (GDPR) atau peraturan lain yang berlaku, untuk menjaga keamanan informasi pemustaka.
Baca juga:
Kesimpulan
Kemajuan teknologi memang memberikan kemudahan, tetapi juga membawa ancaman baru. Perpustakaan digital harus berperan aktif dalam melindungi informasi yang mereka kelola agar tetap aman dari ancaman digital. Perlindungan yang tepat dapat membantu perpustakaan untuk menghalau berbagai serangan siber sekaligus menaikkan angka kepercayaan pemustaka. Tanpa adanya strategi yang tepat, informasi berharga bisa jatuh ke tangan yang salah. Oleh karena itu, mari bersama-sama membangun ekosistem perpustakaan digital yang lebih aman.
Referensi
10 strategi efektif untuk meningkatkan keamanan informasi perusahaan anda. (19 Juni. 2024). integrasisolusi.com. Diakses tanggal 29 Maret. 2025, dari https://integrasolusi.com/
Patmawati, Z. (2024, November). Strategi Digitalisasi dan Pengelolaan Arsip Elektronik Era Revolusi Industri 4.0 di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bantul. In Seminar Nasional Hukum Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (Vol. 1, pp. 569-578).
Putri, C. A., Anwar, R. K., Amar, S. C. D., & Rukmana, E. N. (2024). Keamanan informasi dan privasi pengguna dalam layanan perpustakaan digital. Media Pustakawan, 31(3), 266-276.
Penulis: Arsyi Laurint
Editor: Maulana Hasan