Disadari atau tidak, kehidupan manusia selalu berkaitan dengan kearsipan. Ketika bayi lahir, akan dibuatkan akta kelahiran; setelah lulus sekolah diberikan ijazah; dan lain sebagainya. Semua dokumen tersebut merupakan dokumen penting yang wajib disimpan dengan aman. Nah, kegiatan menyimpan dan menjaga itulah yang bisa kita sebut dengan kegiatan kearsipan.
Selain di kehidupan pribadi, dokumen dan kegiatan kearsipan juga hadir di dunia kerja. Sebuah perusahaan yang aktif melakukan kegiatan usaha akan selalu menghasilkan dokumen penting. Dokumen-dokumen itu kemudian diarsipkan guna menjadi aset yang bisa digunakan kembali di kemudian hari.
Arsip suatu perusahaan bisa berjumlah sangat banyak. Maka, tidak heran diperlukan ruang dan staf khusus dalam mengelolanya. Selain itu, dalam pengelolaannya, banyak perusahaan menggunakan sistem/aplikasi agar arsip dapat tercatat dengan lebih baik. Salah satu aplikasi arsip digital open source yang penulis rekomendasikan adalah ARTeRI.
Apa Itu ARTERI?
Arsip elektronik Terintegrasi (ARTeRI) adalah suatu aplikasi kearsipan berbasis web yang dibuat untuk mengintegrasi arsip-arsip digital atau elektronik dengan sumber terbuka, alias open source. Aplikasi ini dikembangkan oleh Taufik Asmiyanto, Arie Nugraha, Prabu Wibowo, Sauqi Fuadi, Hanif Imanullah, dan Dimas Septyanti.
 |
| Sumber: arsip.unilak.ac.id |
Keunggulan aplikasi ARTeRI menurut Kurniadi & Rahmah (2018) terletak pada model lisensi yang digunakan, yakni GNU General Public License Versi 3. Lisensi ini memungkinkan pengguna memodifikasi dan mendistribusikan aplikasi secara gratis. Tidak heran jika aplikasi ini mulai digunakan oleh banyak instansi maupun lembaga kearsipan.
Baca Juga: Aplikasi Pengelola Arsip Digital OMEKA
Fitur Aplikasi Arsip Digital ARTeRI
Untuk memaksimalkan perannya sebagai aplikasi arsip open source, ARTeRI menyajikan beberapa keunggulan fitur aplikasi sebagai berikut.
[1] Input Data Arsip
 |
| Sumber: moleps.com |
Umumnya aplikasi arsip, ARTerI memberikan fitur input yang dapat digunakan organisasi ataupun individu untuk penyimpanan data arsip. Data arsip yang di-input pastinya disesuaikan dengan metadata ISAD (International Standard Archival Description).
[2] Penelusuran Arsip (Sederhana dan Lanjutan)
 |
| Sumber: Youtube.com/ Riau Developer |
Proses temu kembali arsip pada aplikasi ARTeRI dapat dilakukan melalui kolom pencarian. Caranya yakni dengan memasukkan kata kunci atau pencarian yang lebih rinci menggunakan penelusuran lanjutan.
[3] Daftar Arsip
Fitur ini menurut Kristiningsih dkk., (2022) berfungsi sebagai tombol unduh untuk meninjau data arsip yang tersedia. Pengguna dapat memastikan apabila terdapat file digital dari arsip, maka detail arsip dapat dilihat dengan menekan tombol “lihat juga”. Selain itu, melalui fitur ini pengguna juga bisa melihat data yang diarsipkan serta mengunduhnya dalam format spreadsheet.
[4] Skema Klasifikasi
 |
| Sumber: Youtube.com/ Riau Developer |
Berikutnya, skema klasifikasi dari arsip-arsip tersebut dapat diatur oleh pengguna. Bebas bagi para pengguna untuk mengatur jadwal retensi yang mereka kehendaki.
Selain fitur-fitur yang telah tersedia di atas, aplikasi ARTeRI ini masih berupaya untuk melakukan pengembangan oleh para develop-nya. Catatan pengembangan dan penambahan fitur ARTeRI yang diketahui oleh Gani Pramudyo sejak tahun 2017-2019 ini antara lain pada fitur sirkulasi, perbaikan bug, uji coba modul import excel serta penyempurnaannya. Dominasi pengembangan aplikasi memang cenderung pada perbaikan bug sistem.
Kesimpulan
Nah, dengan fitur-fitur unggulan di atas, pengguna pastinya akan merasa sangat terbantu dalam manajemen arsip. Walaupun demikian, masih sedikit orang yang tahu tentang ARTeRI dan paham pengamplikasiannya. Selain itu, UI interfacenya masih kurang user-friendly.
Akan tetapi, jika dibandingkan dengan kekurangannya, ARTeRI punya lebih banyak keuntungan seperti legalitas, bebas pengembangan oleh user, serta terhindar dari pembajakan.
So, tunggu apalagi? Segera unduh aplikasi ARTeRI melalui tautan https://github.com/dicarve/arteri/releases
Referensi
[1] Tentang Arsip Elektronik Terintegrasi : Arteri. Bibliothee.(2017). Diperoleh dari
https://bibliothee.web.id/2017/11/12/tentang-arsip-elektronik-terintegrasi-arteri/
[2] Sistem Otomasi Arsip Arteri. ARTERI. Coretan Arsiparis, Desember 4, 2022. Diperoleh dari:
https://ganinurpramudyo.blog.undip.ac.id/sistem-otomasi-arsip-arteri/
[3] Dwijo, K. (2018, Mei 31). ARTERI Aplikasi Arsip Elektronik Terintegrasi. Kolordwijo. Diperoleh dari:
https://kolordwijo.wordpress.com/2018/05/31/arteri-aplikasi-arsip-elektronik-terintegrasi/
[4] Modul Aplikasi Arteri. awie07adan. (2021). Diperoleh dari:
https://anyflip.com/jyesj/cmwz/basic
[5] Kristiningsih, T., Suwarni, E., Dwi Pribadi, J., Estu Amanda, T., & Nurul Aini, Y. (2022). PELATIHAN DAN PENDAMPINGAN PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL PADA POS PAUD MELATI PUTIH KELURAHAN MERJOSARI KECAMATAN LOWOKWARU KOTA MALANG. Seminar Nasional Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat (SNPPM-4) Tahun 2022, 4, 266–273. https://prosiding.ummetro.ac.id/index.php/snppm
[6] Kurniadi, G., & Rahmah, E. (2018). PENERAPAN APLIKASI ARTERI UNTUK KEGIATAN ALIH MEDIA ARSIP DI KANTOR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA SUNGAI PENUH. Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, 7(2).
Penulis: Zahwa Amalia Rabbani
Editor: Maulana Hasan